出荷確認がExcelに戻ってしまう 「未確認だけ」を拾える業務の作り方

卸売・食品流通の会社で、販売管理ソフトを入れたあとも、最後はExcelで出荷確認をしてしまう。── これは「ソフトの選び方が悪かった」という話ではありません。販売管理ソフトの設計と、現場の実際の確認業務との間に、構造的なズレがあるためです。

この記事では、なぜ販売管理ソフトを入れても出荷確認がExcelに戻るのか、その原因を構造的に整理し、Excelに戻らずに済む「未確認だけ」を拾える業務の作り方を解説します。

なぜ販売管理ソフトを入れてもExcelに戻るのか

原因は、確認の単位が違うことにあります。

一般的な販売管理ソフトは、「受注番号別」「商品別」「日付別」で一覧を出します。これはシステム側で標準化しやすい単位だからです。しかし現場の担当者が日々確認する単位は、もっと別のものです。

• 得意先別: A商店、B スーパー、C 市場 ── 取引先ごとに「今日の便はもう確認したか」を見たい
• 便別: 朝便、昼便、夕便 ── どの便に何が積まれて出るか
• 担当者別: 山田さん担当の便、田中さん担当の便 ── 自分の担当範囲だけまとめて確認したい
• 状態別: 確認済 / 積込中 / 未確認 / 要再確認 ── 「やることが残っているもの」だけ抽出

販売管理ソフトの標準画面でこれらの単位に切り替えるのは難しく、結局Excelで「自分が確認したい形」に並び替える運用に戻ります。電話確認とExcel更新の往復が、1日に何度も発生する。

現場ではこう見える ── 業種別シナリオ

食品卸の場合

得意先のスーパーごとに、入数や納品単位が違います。「A スーパーは10個入り箱、Bスーパーは5kgコンテナ」など、商品マスタの単位とは別の取引先別単位があります。販売管理ソフトの確認画面が商品単位なので、得意先別の確認はExcelで作り直す。さらに「今日まだ確認電話してない先」だけを抽出するために、Excelに手作業でフィルタをかける。

精肉卸の場合

1日に複数便、複数の配送ルートで出荷します。「便1の出荷準備が終わったか」「便2のドライバーから連絡来たか」を、便単位で進捗管理する必要があります。販売管理ソフトの注文一覧画面は便の概念がないので、便管理は別のExcelシートで運用するしかない。

青果卸の場合

市場の朝のセリ・夕方の販売・週末の店舗納品など、複数の販路があります。販路別の「未確認だけ」を拾うのに、販売管理ソフトでは検索条件を何度も切り替える必要があり、結局Excelにエクスポートして加工する。

解決の核 ── 御社の確認単位で一覧を出す

解決策は、御社が実際に使う確認単位で一覧画面を作ることです。販売管理ソフトの標準画面を頑張って使うのではなく、御社用の確認画面を作ります。

画面の構成例:

• 確認単位の切り替えタブ: 「得意先別 / 便別 / 担当者別 / 状態別」
• 各行に: 顧客名、商品、数量、出荷状態 (確認済/積込中/未確認)、担当者、最終更新時刻
• 状態フィルタ: 「未確認だけ」「要再確認だけ」をワンクリックで切り替え
• 確認チェック: 一覧上で状態を更新できる (Excelに戻らない)
• 本日の進捗バー: 「今日の確認、85% 完了」

画面イメージは、トップページの「機能の見取り図」の「販売・出荷」カードで確認できます。

「未確認だけ」を拾えることのインパクト

一見小さな機能ですが、出荷担当・営業担当の時間に直接効きます。

例として、得意先50社、1日2便の卸売会社で考えてみます。

• 1社あたりの確認電話: 平均 2分
• 「今、誰に何を確認すべきか」をExcelで探す時間: 1回あたり 30秒
• 1日の電話確認総数: 30件

ここで「未確認だけを拾う」のがワンクリックでできれば、Excelを探す30秒 × 30件 = 1日15分 が直接返ります。月20営業日で5時間、年60時間。担当者の人件費に換算すると、1人あたり年間 数万円 〜 十数万円 のオーダーで時間が浮きます。

これは派手な数字ではありませんが、出荷担当・営業の1日の精神的な負荷を下げる効果のほうが大きい。「やり残しがあるかどうか分からない」状態から、「未確認だけ見ればいい」状態への変化は、判断疲労の軽減につながる傾向があります。

既製品の販売管理ソフトで足りない理由

販売管理ソフトは「受発注の記録と請求書発行」が主目的で、現場の出荷確認業務は副次的に対応しているのが実情です。

• 確認単位 (得意先・便・担当者) のカスタマイズが限定的
• 状態管理 (確認済/積込中/未確認) を独自に追加するのが難しい
• 営業や出荷担当が複数人で同時に状態を更新する設計になっていない
• 「今日の進捗」を一目で見るダッシュボードがない

これらを既製品の中で頑張って実現するより、御社の確認単位で動く専用の確認画面を作って、販売管理ソフト・受注ソフトと連携させるアプローチのほうが、現実的で早いことが多くあります。

取り組み方の3ステップ

1. 現状をうかがう (60〜90分): 今使っている販売管理ソフトの確認画面、Excel、電話確認の手順を見せていただきます。御社の確認単位と確認順序を整理します。
2. 整理メモと画面ラフをお渡しする (目安 2週間、費用なし): 御社の確認単位に合わせた「未確認だけ」の一覧画面ラフをお渡しします。
3. プランを選び、御社用の画面に作り込む: 既存の販売管理ソフトとの連携設計を含め、現場で実際に使える形へ仕上げます。

全体の進め方は、トップページの「進め方」セクションで8ステップに整理しています。

まとめ

出荷確認がExcelに戻ってしまう原因は、確認単位のずれです。販売管理ソフトの標準画面ではなく、御社が実際に使う得意先・便・担当者別の単位で「未確認だけ」を拾える一覧を持つこと。これだけで、Excelと電話の往復は大きく減ります。

時間としても精神負荷としても、現場の負担軽減につながりやすい領域です。